Aujourd’hui, avec la pandémie que nous traversons les cas de management à distance en entreprise se multiplient avec une utilisation de plus en plus importante des nouvelles technologies. Ainsi, des consultants chez leurs clients, des collègues sur d’autres sites, à l’étranger ou faisant du télétravail, des stagiaires en école, font appel à ce type de management et soulèvent une nouvelle question : Comment manager ses employés à distance de façon efficace ?
Manager ses employés à distance : utiliser les outils adaptés
Manager efficacement ses employés à distance implique dans un premier temps l'utilisation des outils de communication : téléphone (appel, sms), internet (mail, chat interne, visioconférence, intranet), agendas partagés, etc. Ces multiples outils permettent de tuer la distance en communiquant avec ses salariés de manières instantanée. Les outils collaboratifs sont aussi très appréciés pour communiquer et échanger des fichiers et informations de l’entreprise.
Toutefois, il est important de rester méfiant quant à l’utilisation de ces technologies. Il faut savoir choisir l’outil adapté selon le message communiqué : un appel suppose davantage une urgence qu’un mail, puis le SMS sera réservé aux demandes simples et courtes, qui ne nécessitent pas d’explication par exemple.
Apprendre à faire confiance
Manager ses employés à distance ne peut fonctionner qu’à partir du moment où vous faites confiance à votre collaborateur. En partant du principe qu’il est impossible de savoir tout ce que fait votre collaborateur, il faut apprendre à accorder sa confiance sans contrôle. A noter qu’un contrôle trop poussé de votre part pourrait être perçu comme du "flicage" de la part de votre salarié, et avoir un impact sur vos relations de travail. Selon une étude menée en 2013, 78 % des dirigeants d’entreprise doutent de l’efficacité de leurs collaborateurs en télétravail, mais ils ne sont plus que 41 % après l’avoir pratiqué.
Garder une communication constante
Faire confiance à ses collaborateurs ne signifie pas les abandonner dans la nature. Il est important de savoir cadrer la relation à travers une communication constante. Des points réguliers vous permettront de fixer des objectifs à vos salariés et les débriefings seront utiles pour contrôler l’état de l’avancement de leur travail.
D’autre part, c’est au manager de maintenir la relation avec ses équipes. Cela demande de rester disponible, en bloquant par exemple des moments pour répondre à vos collaborateurs. Cela passe par des réunions, des points qui peuvent être par exemple hebdomadaires, etc. Le retour d’expérience (« feed-back ») régulier est primordial pour s’assurer du bon déroulement des missions de son collaborateur. Il permet de voir s’il n’est pas débordé ou bloqué sur un problème, qu’il n’aurait pas forcément fait remonter. De ce fait, des points téléphoniques réguliers doivent avoir lieu en dehors des points hebdomadaires, afin de résoudre tout problème qui pourrait survenir entre deux points. N’oubliez pas néanmoins de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et ne mobilisez pas vos collaborateurs hors des temps de travail.
Porter de l’attention à ses collaborateurs
Un manager doit savoir porter des attentions à ses salariés, au-delà de la relation de travail. Par exemple, un simple SMS au retour des vacances pour prendre des nouvelles rappelle au collaborateur qu’il n’est pas isolé. Ces règles de politessessont appliquées naturellement lorsque nous travaillons à côté de nos collègues, mais que nous pouvons oublier facilement de faire lorsque nous travaillons loin des autres. Cela permet aux collaborateurs de se sentir intégré à l’entreprise.
Il est également essentiel de maintenir un esprit d’équipe, ce qui représente un enjeu de taille lorsque les salariés de son équipe se voient rarement. Pour cela, le manager peut mettre en place une réunion de lancement lorsque qu’une nouvelle mission ou un nouveau contrat démarre, ce qui permettra d’unir les différents collaborateurs impliqués. Il peut également confier à quelques collaborateurs la mission de réfléchir ensemble sur des pistes, afin de les rapprocher dans leur travail.
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