Dans cet article, nous faisons le point sur les mesures à prendre pour pérenniser l’activité d’une entreprise. Les axes de travail que nous évoquons se veulent être un point de départ, un support qu’il faudra adapter à votre situation et à votre activité.
LES MESURES URGENTES
1. S’informer
Lorsqu’une situation imprévue nous arrive, la première des choses à faire est de se tenir informé. Cela signifie :
Sélectionner les sources d’information fiables et adaptées à vos besoins.
S’informer ne signifie pas écouter tous les avis à tout heure de la journée, cela serait contre productif. On le sait tous, l’information est un commerce, pensez à sélectionner les médias et vous limiter aux informations nécessaires. Évitez de passer trop de temps à écouter les avis des uns et des autres, c’est anxiogène et cela empêche de préparer l’avenir. Choisissez des médias économiques et éviter les pseudo médias qui vivent par le buzz et le sensationnel. Ils n’aident pas à la prise de recul nécessaire en ces moment de crise.
Appuyez-vous sur vos interlocuteurs habituels, votre comptable, expert-comptable,
votre prestataire de paye, votre avocat, la chambre de commerce, les confédérations auxquelles vous êtes affilié sont présents pour vous aider à agir en temps de crise.
2. Sécuriser le personnel
Le personnel est la principale ressource d’une entreprise. Pensez à tout faire pour le préserver et lui donner des perspectives d’avenir. Cela implique :
Communiquer avec votre personnel afin de le rassurer et de l’informer ;
Suivre les consignes de confinement à la lettre, le seul moyen de sortir vite de
cette crise est de suivre scrupuleusement le confinement ;
Lorsque la situation le permet et lorsque c’est pertinent, mettez en place des
solutions de télétravail. Et surtout : pensez à vous organiser en conséquence;
Mettre tout le personnel inoccupé au chômage technique.
Il faut malheureusement appliquer cette mesure au plus grand nombre de personne afin d’alléger au maximum les charges de l’entreprise. C’est une mesure difficile mais qui doit permettre de pérenniser l’activité. Si la situation l’exige, n’attendez pas avant de déclencher la mesure et surtout rassurez personnellement chaque collaborateur sur le caractère exceptionnel et temporaire de la situation. Être souple et réactif est une règle de gestion fondamentale. Le gouvernement a décidé de mesures exceptionnelles, pour plus d’informations ou avoir aux formulaires n’hésitez pas à consulter notre article Coronavirus : les mesures de soutien aux entreprises.
Nettoyer et désinfecter les locaux.
3. Facturer tout ce qui peut être facturer
Pensez à vous mettre à jour de vos factures et envoyez-les dès maintenant. Mettez toutes les chances de votre côté en maximisant la facturation. Par ailleurs, faites-le rapidement, le risque d’oubli ou d’erreurs et réel.
4. Faire le point sur la trésorerie
Faites le point sur votre trésorerie afin de ne pas avancer à l’aveuglette. Penser à faire des prévisions de trésorerie et un plan de trésorerie, même rapide. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils de gestion, n’hésitez pas à consulter nos nombreux articles explicatifs.
5. Réduire drastiquement les frais
Il faut évidemment réduire les frais de l’entreprise. Vous pourrez les lister grâce à votre compte de résultat. Si vous êtes dans votre première année d’exercice et que vous n’avez pas d’outils de suivi, utilisez vos relevés bancaires. Pour gagner du temps prenez le temps de distinguer les charges variables des charges fixes.
Réduire les frais variables
Les frais variables peuvent être adaptés rapidement. Consultez vos fournisseurs et suspendez vos contrats. Nous sommes clairement dans un cas de force majeur qui doit vous permettre de négocier une suspension sans frais.
Renégocier les charge fixes
Il peut être un peu plus difficile de réduire les charges fixes, toutefois, en expliquant que cela représente un intérêt commun vous devriez trouver un terrain d’entente avec votre partenaire. Il tout aussi intérêt que vous à ce que votre entreprise retrouve une activité normale.
Pensez à étudier les dates de renouvellement des contrats, si ceux-ci se terminent dans les 2 mois à venir, contacter votre fournisseur et négociez avec lui dès maintenant.
6. Evaluer les besoins financiers à l’aide d’un prévisionnel
Pensez à évaluer vos besoins financiers pour passer cette période difficile en calculant de manière large (un arrêt jusque fin avril minimum). Puis faites un prévisionnel financier afin de mesurez le besoin financier qui sera nécessaire pour relancer votre activité.
Il faudra ensuite, éventuellement rechercher les fonds nécessaires (aides, subventions, défiscalisation, emprunt après de banque ou de la BPI, …). De prochains articles sur le financement pendant la crise du coronavirus seront publiés prochainement. Nous y préciserons toutes les pistes de financement possible.
LES MESURES IMPORTANTES MAIS NON URGENTES
1. Manager vos équipes pendant la crise
Les entreprises qui font du télétravail doivent adapter leur management. L’éloignement casse pas mal de repères pour les collaborateurs et l’encadrement.
Il est important d’organiser un suivi adapté à la situation avec un encadrement plus proche des équipes. De nombreux outils sont disponibles (WhatsApp, Hangout, teams, Facetime, documents partagés, …) pour échanger à distance. Pensez à :
Renforcez et suivez votre encadrement afin que les collaborateurs se sentent
accompagnés et guidés
Maintenez, voir renforcez les rendez-vous habituels mais de manière virtuelle
(Réunions, points clients, partages d’info, …).
Intéressez-vous à la vie de vos collaborateurs, sont-ils seuls, inquiets ? Ont-ils un
jardin, un potager ? Comment vivent-ils l’isolement ?
Créez de la communication anodine. Certaines sociétés organisent un café virtuel le
matin pour maintenir un lien entre les équipes ;
Echangez avec votre DRH. Elle a un rôle essentiel à jouer.
L’homme a besoin de communiquer, assurez-vous que vos collaborateurs ne souffrent pas trop de la situation à titre personnel.
2. Occupez vos équipes
Les collaborateurs qui n’ont pas été placés en chômage partiel doivent avoir une activité pleine. Profitez de la situation pour traiter des sujets de fond que vous n’aviez pas le temps de faire (entretien des machines, organisation, rangement, …). C’est le moment de traiter les tâches importantes et non urgentes.
3. Se préparer dès aujourd’hui à la reprise à venir
L’économie toute entière tourne au ralenti, bien se préparer à son redémarrage c’est se donner une chance de reprendre plus vite que ses concurrents. Ces périodes tendues entraînent des difficultés, préparez-vous dès maintenant pour la phase de reprise.
4.Adaptez votre management
En temps de crise, il faut se serrer les coudes. Le management peut (doit ?) être un peu plus directif afin de fixer un cap et avancer. Les équipes ont besoin d’une vision (un cap, un objectif) et d’une personne pour les mener et les diriger.
Il y aura autant d’avis que de personnes autour de la table, soyez leader et décidez, il est souvent préférable d’aller dans une mauvaise direction que de rester immobile. De plus, il est plus facile de diriger une équipe consonante que dissonante, faites en sorte que chacun avance dans la direction que vous avez fixée.
5. Savoir mettre à profit le temps qui nous est donné
Le temps disponible peut être l’occasion de reprendre un certain nombre de sujets ou dossier rarement traités avec le sérieux qu’ils méritent :
Pensez à travailler votre stratégie d’entreprise ; faites une analyse swot, ou bien une matrice BCG, …. Ce sont des outils simples, pertinents et qui peuvent vous éclairer sur des éléments intéressants ;
Travaillez avec vos équipes sur les axes d’amélioration. Le fonctionnement d’une entreprise repose généralement sur 4 pieds (la gestion – le commerce – la production et les ressources humaines). Profitez du temps accordé pour clarifier votre vision dans chacun des domaines :
- Analyser la gestion de votre entreprise. Les dépenses sont-elles toutes justifiées, les clients payent-ils, faut-il mettre en place une solution d’affacturage, vaut partenaires principaux (expert-comptable, banque, …) vous apportent ils une réelle valeur ajoutée, ou êtes-vous un client parmi d’autres ? Devez-vous en changer ?
- Votre activité se développe-t-elle ? Qui sont vos concurrents, quelle sont leurs stratégies ? Quelles sont vos perspectives. Comment travaillez votre marketing, avec quels outils : étude de marché, mix-marketing, … ;
- Quelle offre produisez-vous ? quel est votre niveau de qualité, qu’en pense vos clients ?
- Faites le point sur le personnel, les objectifs et les missions de chacun, les fiches de poste, les compétences, la formation, … ;
Améliorez votre gestion, mettez en place un système de facturation, un outil de suivi des dépenses, un CRM ou un ERP. Créez vos tableaux de bord, calculez votre BFR, vos coûts de revients, … ;
La digitalisation de l’économie modifie les règles, la concurrence et le marché. Informez-vous et motivez vos équipes pour s’informer sur l’intelligence artificielle, l’impression 3D, la Blockchain, la tokenisation, l’intérêt des exosquelettes, … ;
Les méthodes de travail évoluent elles aussi, intéressez vous au lean startup, au design sprint, à la création de spin-off pour réinventer votre modèle économique, …
6. Prendre soin de soi, malgré les difficultés
Vous vivez une période éprouvante, pensez, tant que se faire se peut, à vous détendre. Vous ne changerez pas la donne, positivez et mettez à profit ces moments pour lire, faire du sport, profiter de votre famille, … Les moments de repos sont propices à la réflexion et à l’imagination. Vous reposer vous aidera à avoir une meilleure analyse et une plus grande efficacité.
7. Faire un état des lieux
Pensez à faire un état des lieux. Si possible profitez des jours à venir pour combler certaines brèches et préparez un plan stratégique pour améliorer votre organisation et votre modèle économique
8. Étudier une stratégie de reprise
Préparez-votre stratégie de reprise. Que vont vouloir vos clients ? De quels atouts disposez-vous, comment se comporte la concurrence ? Vous avez du temps pour surfer sur le net, identifier des axes de développement, imaginer et préparer votre plan de relance. Soyez acteur en établissant votre stratégie de reprise.
9. S’informer sur l’évolution de l’économie et sur les conséquences de la crise.
Informez-vous sur l’évolution de l’économie pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Certaines émissions, sites internet ou informations vous permettent de mieux analyser la situation et vous aider dans vos choix.
En période de crise, on peut se sentir ballotté par les vagues et entraîné par le courant. Toutefois, avoir les bonnes informations, continuer à tenir son rôle de leader et de manager et choisir une stratégie permet de se donner un cap et de choisir les vents porteurs au bon moment pour vous en sortir mieux et plus vite que vos concurrents.
source : https://www.leblogdudirigeant.com/comment-diriger-une-entreprise-en-temps-de-crise