Commencer son affaire et lancer sa propre entreprise devient de plus en plus facile de nos jours. Une définition préalable de son projet et quelques démarches administratives suffisent à avoir officiellement le statut d’entrepreneur et à mener sa propre activité.
Devenir productif et efficace est en revanche bien différent.
Gérer sa comptabilité, organiser son temps ou même entretenir correctement sa relation client, toutes ces tâches « annexes »restent pourtant au coeur de la vie d’entrepreneur.
Pour bien réussir, il est donc nécessaire d’utiliser les bons outils et d’appliquer les bonnes pratiques.
Généralement, notre premier réflexe est de nous tourner vers des logiciels que nous avons l’habitude d’utiliser. Nous faisons nos factures avec Word, on prend des notes sur son carnet, et on essaye de faire sa comptabilité avec Excel, jusqu’à ce que notre ordinateur finisse à deux doigts de passer par la fenêtre ! Bien qu’utiles, ces logiciels ne sont pas adaptés à une utilisation quotidienne pour son activité de freelance ou ne sont en tout cas pas les plus simples. Avec les nombreuses possibilités qu’offre le web, il devient facile de se perdre sans savoir ce que l’on cherche.
Logiciel de gestion ?
Les logiciels de gestion ont pour avantage, comme leurs noms l’indiquent, de faciliter la gestion de votre entreprise. Que vous soyez travailleur autonome, freelance, consultant ou gérant d’une PME, un logiciel de gestion permet de gagner du temps (beaucoup) et d’optimiser votre travail.
Le but initial d’un logiciel de gestion est de permettre à une entreprise d’éviter de perdre son temps sur des tâches simples et répétitives. En effet, de nombreuses tâches, comme la comptabilité, l’envoi de factures et de devis, le suivi des paiements et de la relation client peuvent être très chronophages sans organisation préalable.
L’avantage d’un logiciel est qu’une fois paramétré correctement, il va automatiser la création de documents administratifs. Plus besoin de s’embêter à rédiger à chaque fois les mentions légales ou à modifier notre numéro de facture, le logiciel les ajoute pour vous. Il ne vous reste plus qu’à ajouter votre logo, vos coordonnées et votre petite touche personnelle !
La révolution des SAAS
Il existe concrètement deux types de logiciels : les logiciels « traditionnels» installés sur votre ordinateur et les SAAS (Software as a Service). Les SAAS sont des logiciels accessibles depuis n’importe quel navigateur sur le web. Ils peuvent ainsi être utilisés par plusieurs utilisateurs, qui n’ont pas à installer le logiciel chaque fois qu’ils ont besoin d’accéder à une information.
Les logiciels de gestion type SAAS permettent de stocker l’ensemble de vos données d’entreprise et de partager des documents professionnels dans un espace en ligne sécurisé. La sécurité est par ailleurs une priorité pour la plupart de ces logiciels qui cryptent vos données pour les protéger.
Certains logiciels de gestion, vous permettront également de recevoir les paiements de vos clients en toute tranquillité.
En parallèle, toutes ces informations seront automatiquement renseignées dans votre suivi de comptabilité, ce qui vous évitera de nombreuses heures perdues à transposer toutes les informations de paiement, de clientèle, etc.
Un logiciel efficace est un logiciel complet
L’intérêt d’un logiciel de gestion est de combiner les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise en un seul endroit. Sans être trop gourmand, on peut attendre d’un logiciel de gestion qu’il gère :
La comptabilité de votre entreprise, avec un suivi de vos revenus, de vos dépenses et que ces informations vous aident à suivre votre trésorerie. La vision d’ensemble de votre affaire, via des analyses détaillées et des rapports, vous aidera à mieux saisir les informations clés et les points à améliorer pour réajuster, si besoin, votre stratégie commerciale.
La création de factures et de devis facilement, depuis votre ordinateur ou votre mobile, pour ensuite les envoyer à vos clients et vos prospects. Certains logiciels rattachent même directement l’émission de factures à la gestion des stocks pour vous faciliter la tâche.
La gestion de projet, pour suivre l’avancement des projets grâce à des tableaux de bord, de le diviser en tâches et d’attribuer chacune d’elle à un employé ou un collaborateur, tout en y associant des documents.
La gestion du temps, afin de comptabiliser le temps passé par vous et vos collaborateurs sur chaque projet et facturer au prix le plus juste votre client. Avec un outil de gestion du temps, vous pourrez ainsi évaluer plus justement votre travail et les points sur lesquels vous améliorez pour gagner en efficacité.
La relation client, via un outil de CRM intégré directement dans votre logiciel afin de rassembler toutes les informations relatives à vos contacts professionnels au même endroit. Vous pourrez avec certains logiciels CRM garder l’historique des contacts avec vos clients et prospects, pour adapter au mieux votre relation avec chacun.
Alors, comment bien choisir son logiciel de gestion ?
La montée de l’entrepreneuriat, des entreprises de service en ligne et des SAAS rend de plus en plus difficile le choix d’un bon logiciel de gestion. La première question à se poser reste de savoir quelles fonctionnalités sont vraiment nécessaires au développement de votre activité.
La taille de votre entreprise et votre relation avec vos collaborateurs doivent aussi être des critères à prendre en compte. Le prix variera beaucoup selon le niveau de spécialisation du logiciel que vous choisirez. Dans tous les cas, les gains en productivité ne sont pas à sous-estimer, car une fois choisi et bien paramétré, un logiciel de gestion tout-en-un peut être redoutable et vous faire gagner en efficacité très facilement.