Pour jouer dans la cour des grands,
il suffit d'avoir les bon outils.
La gestion globale d’une entreprise repose d’une part sur la gestion commerciale correspondant au pilotage en temps réel des processus d’exploitation de l’entreprise, d’autre part sur la gestion comptable, représentant la traduction financière de cette exploitation.
Certaines entreprises industrielles peuvent rajouter une GPAO ou gestion de production souvent nécessaire à leur activité.
A partir de là comment faire pour choisir le bon logiciel de gestion commerciale ?
Le logiciel de gestion commerciale, beaucoup plus qu’une simple gestion commerciale
Le terme « gestion commerciale » couramment utilisé désigne en réalité toute la gestion opérationnelle (ou gestion d’exploitation), comprenant l’ensemble des fonctions des entreprises de distribution ou de service : gestion commerciale bien sûr, c’est-à-dire gestion des clients et des documents de vente, mais aussi gestion des fournisseurs, des achats, des articles incluant lots, gammes, nomenclatures…
Certaines gestions commerciales comprennent également une partie CRM (Customer Relationship Management) plus ou moins développée, permettant de gérer toutes les informations liées à un contact (prospects ou client).
Ces données permettent aux entreprises de mieux connaître leurs cibles marketing et d’avoir ainsi une relation commerciale plus ou moins personnalisée qui facilitera la fidélisation et le recrutement des nouveaux clients.
Le Logiciel de Gestion commerciale « en boite »
Vendus sur étagère, ce sont des solutions au périmètre fonctionnel délimité, plus ou moins important d’un éditeur à l’autre.
En sus de vendre son produit, l’éditeur ou le revendeur du logiciel propose généralement un accompagnement qui comprend l’installation, l’éventuelle reprise de données de la solution précédente et la formation.
Ces solutions sont généralement simples et rapide à mettre en œuvre. La contrepartie, c’est que c’est à l’entreprise de s’adapter à la solution choisie. Et les possibilités d’évolution dans le temps sont limitées par les fonctionnalités du logiciel. Ces produits logiciels sont généralement mis en œuvre dans les Petites Entreprises.
L’ ERP en mode projet
La plupart des ERP sont des solutions commercialisées en mode projet, généralement portées par des Sociétés de Service.
L’entreprise, éventuellement accompagnée de consultants, définie ses besoins dans un cahier des charges, puis le prestataire informatique l’implémente en s’appuyant sur un atelier de développement logiciel qui s’articule autour de grandes fonctions d’entreprise : achat, ventes, finances, CRM, Gestion des règlements, etc..
Ces ERP s’adaptent parfaitement à tous les besoins de gestion des entreprises, collant parfaitement au métier du client et à ses indicateurs de gestion.
L’inconvénient majeur de ces solutions sont les coûts de mise en œuvre et la longueur des projets, qui rendent incertains la date de mise en opération. Parfois même, au moment de mettre en service, les besoins de l’utilisateur ont évolué … La plupart des grands groupes sont dotés de ce type d’ ERP.
Quel logiciel de Gestion Commerciale pour les PME ?
Aucune des deux solutions décrites ci-dessus ne pourra convenir parfaitement aux PME. Les PME ne veulent pas avoir à s’adapter à un produit logiciel fermé. Maîtrisant parfaitement leur métier, elles recherchent d’abord des solutions qui s’adaptent à elles et non l’inverse.
Elles connaissent leurs indicateurs clés de gestion et les différents départements (commercial, achats, stocks, marketing, logistique) veulent pouvoir gérer leur service à leur manière selon leur propre mode de fonctionnement.
Par ailleurs, les PME n’ont ni le temps, ni les moyens, ni les compétences pour piloter l’implémentation d’un ERP en mode projet qui implique le respect d’étapes cruciales (rédaction d’un cahier des charges –développement – recette –implémentation), trop difficiles à gérer dans le quotidien d’une PME.