Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Un logiciel de paie est un progiciel chargé de la gestion des fiches de paie, de leur élaboration à leur édition. Ces solutions intègrent tout un ensemble de fonctionnalités et tiennent compte des évolutions juridiques comptables et relatives au Droit du Travail.
Dans la majorité des cas, l’utilisation d’une solution de gestion de la paie concerne les ressources humaines et/ou l’administration du personnel (gestion des temps, des plannings, etc.).
La gestion de la paie au sein d’une entreprise peut être gérée en interne ou faire l’objet d’une externalisation auprès de cabinets d’experts. Il est également possible d’opter pour une semi-externalisation : une partie des tâches est effectuée en interne puis un expert-comptable externe prend la suite.
Les critères de choix d'un logiciel de paie
Les critères de choix à prendre en compte dans la sélection d’une solution de gestion de la paie sont multiples et dépendent en partie de votre secteur d’activité et des spécificités de votre structure :
- Taille de l’entreprise.
- Prise en compte des spécificités propres aux conventions collectives de votre secteur.
- Prise en compte des dernières dispositions légales encadrant la paie.
- Nombre de fiches de paie mensuelles.Internalisation, externalisation ou semi-externalisation de la gestion de la paie.Intégration dans un solution SIRH plus large.
- Nécessité ou non d’un suivi des temps par l’intermédiaire de badgeuses interfacées avec la solution de gestion de la paie.
- Efficacité, rapidité et facilité de prise en main.
- Coût.
Il faut également tenir compte de la distribution de la solution au regard des besoins de votre société : SaaS ou licence en dur. La solution retenue devra être en conformité avec les attentes légales mais également être en mesure de s’adapter rapidement aux évolutions de ces dernières. Par exemple, si la solution retenue s’intègre dans un module SIRH plus large, le traitement des données personnelles des employés devra être conforme à la GDPR.
Les obligations légales intervenant dans l’élaboration d’une fiche de paie sont si nombreuses et évoluent si souvent, qu’il est préférable d’opter pour une solution qui bénéficie de mises à jour régulières. Si de nombreuses solutions de gestion de la paie en ligne proposent des mises à jour récurrentes, il en va de même pour les solutions on premise. Dernier point, il est important de retenir une solution de gestion de la paie ayant déjà fait ses preuves dans votre secteur d’activité.
Choisir sa solution de logiciel de paie
Les critères de choix évoqués ci-dessus étant pris en compte, il est maintenant temps de faire un tour d’horizon de l’offre existante. Cette dernière n’a eu de cesse de se diversifie et de s’enrichir ces dernières années, résultat : le décisionnaire a le choix. Après avoir établit le cahier des charges et formulé les attentes, il est temps de confronter ces dernières aux solutions existantes.
Les éditeurs ont eu à cœur de vous simplifier la tâche : nombres d’entre eux proposent en effet diverses formules d’essai. Ces versions trial sont limitées en fonctionalités disponibles ou sont simplement limitées dans le temps.
D’autres formules existent : certaines limitent le nombre de fiches de paie que l’on peut éditer ou encore ne proposent pas de solution d’édition après traitement. Ces versions d’évaluation permettent de se faire une idée de l’adéquation attendue entre les besoins de votre entreprise et la solution de gestion de paie.
Elles permettent également de se faire une opinion de leur facilité d’utilisation, de la qualité de leur interface et de la qualité apportée à l’expérience de l’utilisateur.
Les échanges entre pairs et l’écoute des opérationnels permet un premier ciblage qui sera ensuite confronté aux promesses des solutions des éditeurs. Les offres les plus à mêmes de satisfaire vos besoins seront alors mises en concurrence. Il est important de comparer, de bien évaluer les apports souhaités à brève, moyenne et longue échéances.